Cuối năm ở Nhật, công ty phát cho bạn một tập giấy khai người phụ thuộc, bảo hiểm và thu nhập? Đó là thủ tục 年末調整 (nenmatsu chōsei) — điều chỉnh thuế thu nhập cuối năm. Nếu kê khai đúng và nộp đủ giấy tờ, bạn có thể được hoàn lại phần thuế thu nhập đã tạm khấu trừ quá nhiều. Tuy nhiên, không phải ai làm 年末調整 cũng được nhận tiền hoàn thuế.
Cập nhật ngày 03/11/2026: Bài này hướng dẫn cho thuế thu nhập năm 2026 (令和8年分). Các quy định sửa đổi về khấu trừ cơ bản, khấu trừ thu nhập từ tiền lương và điều kiện thu nhập của người phụ thuộc về nguyên tắc có hiệu lực từ 01/12/2026 và áp dụng khi quyết toán thuế năm 2026. Từ tháng 1 đến hết tháng 11/2026, cách khấu trừ thuế tại nguồn hằng tháng chưa áp dụng các thay đổi đó. Nguồn: Cơ quan Thuế Nhật Bản (国税庁).
- Chú ý: Trước khi điền bạn nên xem bài này để điền năm cho chính xác nhé: Bảng đổi các năm và niên hiệu ở Nhật Bản Taisei Showa Heisei
1. 年末調整 là gì? Có phải thủ tục hoàn thuế không?
Cẩm Nang Nhật Bản – Hướng dẫn 年末調整 2026 và mẫu khai giảm thuế cuối năm
Thông thường mỗi tháng, công ty khấu trừ trước một khoản 所得税 (thuế thu nhập) từ lương của bạn. Việc khấu trừ này gọi là 源泉徴収. Nhưng số tiền tạm khấu trừ không nhất thiết trùng với số thuế thực tế phải nộp cho cả năm.
Đến cuối năm, công ty tổng hợp lương, tiền thưởng, thuế đã khấu trừ và các khoản khấu trừ hợp lệ để tính lại số thuế cả năm. Nếu đã khấu trừ nhiều hơn số phải nộp, bạn được hoàn phần chênh lệch (還付). Nếu đã khấu trừ ít hơn, công ty có thể thu thêm.
Hiểu đơn giản: 年末調整 là quyết toán lại thuế thu nhập đã tạm trừ trong lương, không phải khoản tiền thưởng của công ty. Cũng không phải thủ tục tự động hoàn lại thuế cư trú (住民税) hay toàn bộ bảo hiểm xã hội.
2. Ai được công ty làm 年末調整 năm 2026?
Phần lớn nhân viên làm việc tại Nhật, bao gồm nhân viên chính thức, hợp đồng và người làm bán thời gian, có thể được công ty điều chỉnh thuế nếu thuộc diện áp dụng và đã nộp mẫu khai người phụ thuộc tại nơi làm việc chính. Người vào công ty giữa năm nhưng còn làm đến cuối năm cũng thường thuộc diện này.
Một số trường hợp cần chú ý: người có tổng tiền lương năm trên 2.000万円 không thuộc diện 年末調整 thông thường; người đã nghỉ việc giữa năm mà không thuộc trường hợp đặc biệt có thể cần tự làm 確定申告 (kê khai thuế hằng năm). Nếu đổi công ty trong năm, bạn thường phải nộp 源泉徴収票 của công ty cũ cho công ty mới để tổng hợp đúng thu nhập.
Nếu có hai nơi làm việc, về nguyên tắc chỉ nộp mẫu 扶養控除等申告書 tại nơi trả lương chính. Thu nhập của nơi làm thêm có thể dẫn tới nghĩa vụ 確定申告 tùy tình huống. Đừng tự cho rằng công ty chính đã quyết toán tất cả khoản tiền bạn kiếm được.
3. Khi nào phải nộp giấy tờ cuối năm 2026?
Thông thường công ty bắt đầu phát hoặc mở hệ thống khai giấy tờ trong tháng 10–11, thu hồ sơ trước ngày chốt riêng của công ty, rồi tính thuế vào đợt lương/thưởng cuối năm. Không có một ngày cuối cùng giống nhau cho tất cả nhân viên mọi công ty. Hãy kiểm tra email, bảng thông báo nhân sự hoặc hệ thống kê khai của nơi làm việc.
Đừng đợi tới cuối tháng 12 mới xin giấy tờ từ Việt Nam. Giấy chứng minh quan hệ gia đình, bản dịch và chứng từ chuyển tiền có thể cần thời gian chuẩn bị. Nếu lỡ hạn công ty, hãy hỏi bộ phận nhân sự cách bổ sung hoặc xem xét kê khai với cơ quan thuế sau đó.
4. Cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Không phải ai cũng nộp tất cả mẫu dưới đây. Hãy chọn theo hoàn cảnh thực tế của bạn.
Trên điện thoại, vuốt ngang để xem đầy đủ bảng.
| Biểu mẫu/giấy tờ | Dùng để làm gì? | Ai cần chú ý? |
|---|---|---|
| 扶養控除等（異動）申告書 | Khai thông tin bản thân, người thân đủ điều kiện và các thay đổi trong năm. | Đa số người làm lương tại nơi làm việc chính, kể cả không có người phụ thuộc. |
| 基礎控除申告書・配偶者控除等申告書・特定親族特別控除申告書・所得金額調整控除申告書 (mẫu kết hợp) | Khai thu nhập dự kiến, khấu trừ cơ bản, vợ/chồng, người thân đặc định và các điều kiện điều chỉnh thu nhập. | Người lao động cần áp dụng các khoản khấu trừ tương ứng. |
| 保険料控除申告書 | Khấu trừ phí bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm động đất, các khoản bảo hiểm/xã hội tự đóng đủ điều kiện. | Người có phí bảo hiểm đủ điều kiện và giấy chứng nhận. |
| 住宅借入金等特別控除申告書 | Khấu trừ thuế khoản vay mua nhà từ năm thứ hai trở đi, nếu đủ điều kiện. | Người đang hưởng ưu đãi thuế vay mua nhà. |
| 源泉徴収票 của nơi làm trước | Gộp lương và thuế năm 2026 từ công ty cũ. | Người đã đổi việc trong năm. |
| Giấy chứng minh người thân và chuyển tiền | Chứng minh điều kiện giảm trừ cho người thân đang sống ngoài Nhật. | Người phụng dưỡng bố mẹ/người thân tại Việt Nam. |
Có mẫu khai tiếng Việt chính thức không?
Có. 国税庁 đã phát hành bản tiếng Việt của các tờ khai năm 2026. Bạn có thể mở để đọc rõ ý nghĩa các ô trước khi điền bản công ty yêu cầu:
- Mẫu khai người phụ thuộc 2026 – bản tiếng Việt (PDF của 国税庁).
- Mẫu kết hợp khấu trừ cơ bản, vợ/chồng, người thân đặc định 2026 – tiếng Việt.
- Mẫu khai phí bảo hiểm 2026 – tiếng Việt.
- Trang tổng hợp biểu mẫu tiếng Việt 2026 và mẫu người phụ thuộc 2027.
Điểm dễ nhầm: công ty có thể yêu cầu mẫu khai năm 2026 để điều chỉnh thuế năm nay, đồng thời yêu cầu mẫu khai người phụ thuộc năm 2027 để tính thuế khấu trừ vào lương năm tới. Hai giấy này phục vụ hai mục đích khác nhau.
5. Hướng dẫn làm 年末調整 từng bước
- Xác nhận hạn nộp và cách khai: hỏi nhân sự xem công ty yêu cầu giấy, file PDF hay hệ thống trực tuyến. Không tự gửi mẫu ra cơ quan thuế nếu công ty đang thực hiện thủ tục cho bạn.
- Kiểm tra thông tin cá nhân: họ tên, địa chỉ cư trú hiện tại, ngày sinh, tình trạng hôn nhân và mã My Number theo yêu cầu an toàn của công ty.
- Ước tính tổng thu nhập cả năm: xem lương và thưởng dự kiến đến hết tháng 12/2026; cộng phần thu nhập liên quan từ công ty cũ nếu có. Phân biệt tổng lương (給与収入) với thu nhập sau khấu trừ lương (給与所得).
- Khai vợ/chồng và người thân đủ điều kiện: xác định đúng quan hệ, tuổi tại thời điểm xét, tình trạng cư trú và mức thu nhập của từng người. Đối với người thân ở Việt Nam, chuẩn bị hồ sơ và chứng từ chuyển tiền theo mục 7.
- Khai bảo hiểm: đối chiếu giấy chứng nhận khấu trừ do công ty bảo hiểm, quỹ hưu trí hoặc tổ chức liên quan cấp; tránh tự nhập số theo ước lượng.
- Khai khoản vay mua nhà (nếu có): người đủ điều kiện từ năm thứ hai trở đi chuẩn bị giấy tờ khấu trừ và xác nhận dư nợ cuối năm theo hướng dẫn của công ty.
- Kiểm tra rồi nộp: rà soát họ tên, con số và giấy tờ đính kèm, nộp đúng hạn; lưu bản sao các giấy tờ bạn đã nộp.
- Kiểm tra kết quả: xem phiếu lương cuối năm và 源泉徴収票 để biết thuế đã được điều chỉnh như thế nào.
6. Những thay đổi thuế năm 2026 đặc biệt cần biết
6.1. Khấu trừ cơ bản (基礎控除) thay đổi
Khoản khấu trừ cơ bản được tính dựa trên tổng thu nhập tính theo quy định thuế, không phải mọi người đều được một mức cố định. Theo bảng 国税庁 cho năm 2026, người có tổng thu nhập đủ điều kiện đến 489万円 có mức khấu trừ cơ bản 104万円; cao hơn mức này, khoản khấu trừ giảm theo các ngưỡng thu nhập. Vì vậy không nên tự lấy một con số 104万円 để trừ cho mọi trường hợp.
6.2. Khấu trừ thu nhập từ lương tối thiểu tăng lên 74万円
Với thu nhập chỉ từ lương và thuộc khoảng áp dụng, mức khấu trừ thu nhập tiền lương tối thiểu năm 2026 là 74万円. Ví dụ người có tổng lương 120万円/năm có thể được xác định thu nhập từ lương là 46万円 theo quy định này; đó không phải số tiền hoàn thuế 74万円. Cách tính thực tế còn tùy tổng mức lương và các điều kiện khác.
6.3. Điều kiện thu nhập của vợ/chồng và người phụ thuộc
Với người thân chỉ có thu nhập từ lương, ngưỡng tổng lương tương ứng với điều kiện thu nhập 62万円 là 136万円/năm. Riêng khấu trừ dành cho vợ/chồng còn phụ thuộc thu nhập của người khai; khấu trừ vợ/chồng đặc biệt có các ngưỡng khác. Nếu người thân có thu nhập kinh doanh, đầu tư hoặc nguồn thu khác, không được dùng đơn giản ngưỡng 136万円 để kết luận.
Rất quan trọng: 136万円 ở đây là ngưỡng liên quan tới một điều kiện của thuế thu nhập 2026, không phải quy tắc chung để được ở trong diện bảo hiểm xã hội phụ thuộc. Thuế và bảo hiểm xã hội là hai hệ thống khác nhau.
6.4. Người thân từ 19 đến dưới 23 tuổi
Nếu có người thân trong độ tuổi 19–22 sống cùng một nguồn sinh hoạt và có tổng thu nhập vượt điều kiện khấu trừ người phụ thuộc thông thường, có thể cần kiểm tra chế độ 特定親族特別控除. Năm 2026, chế độ này liên quan đến tổng thu nhập của người thân trên 62万円 đến 123万円, với mức khấu trừ giảm dần theo thu nhập và các điều kiện liên quan. Đừng bỏ qua mẫu khai tương ứng nếu gia đình có con đang đi học, đi làm thêm.
6.5. Khấu trừ bảo hiểm nhân thọ cho người có người phụ thuộc dưới 23 tuổi
Năm 2026 có quy định đặc biệt cho phần 生命保険料控除 trong một số trường hợp có người phụ thuộc dưới 23 tuổi. Mức tối đa ở nhóm bảo hiểm nhân thọ mới (新生命保険料) có thể tăng từ 4万円 lên 6万円, nhưng tổng giới hạn khấu trừ bảo hiểm nhân thọ vẫn phải tính theo quy định tổng thể. Hãy dùng chứng từ do công ty bảo hiểm phát và mẫu khai 2026; không tự cộng 6万円 vào tiền hoàn thuế.
Nguồn chính thức: Hướng dẫn 年末調整 2026 của 国税庁; Thông báo cải cách thuế 2026.
7. Phụng dưỡng bố mẹ, người thân ở Việt Nam: cần điều kiện gì?
Đây là phần nhiều người Việt quan tâm nhất. Nếu muốn khai 扶養控除 cho người thân đang sống ngoài Nhật, bạn phải xét đồng thời quan hệ gia đình, điều kiện về thu nhập, tuổi, tình trạng cùng nguồn sinh hoạt và chứng cứ hỗ trợ tài chính.
Trên điện thoại, vuốt ngang nếu bảng vượt chiều rộng màn hình.
| Độ tuổi người thân sống ngoài Nhật | Điểm cần kiểm tra riêng |
|---|---|
| 16–29 tuổi | Có thể xét nếu đáp ứng điều kiện chung và giấy tờ chứng minh quan hệ, hỗ trợ sinh hoạt. Người dưới 16 tuổi không thuộc diện khấu trừ người phụ thuộc thông thường của thuế thu nhập. |
| 30–69 tuổi | Chỉ thuộc diện khấu trừ người phụ thuộc khi đáp ứng một trong những ngoại lệ luật định, như điều kiện du học, khuyết tật, hoặc được hỗ trợ tối thiểu 38万円 trong năm cho chính người đó. |
| Từ 70 tuổi | Có thể xét theo quy định người phụ thuộc cao tuổi nếu đáp ứng các điều kiện chung và chứng từ tương ứng. |
Hồ sơ thường phải chuẩn bị:
- 親族関係書類: giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình do cơ quan có thẩm quyền cấp, có thông tin theo yêu cầu.
- 送金関係書類: chứng từ thể hiện khoản tiền bạn chuyển cho từng người trong năm tính thuế để phục vụ sinh hoạt hoặc học tập.
- Với người 30–69 tuổi dựa vào điều kiện chuyển tối thiểu 38万円, cần chứng từ thể hiện đủ tổng tiền chuyển cho chính người đó trong năm; gửi tổng cộng cho nhiều người không tự động được chia cho mỗi người.
- Nếu tài liệu bằng tiếng Việt hoặc ngôn ngữ khác tiếng Nhật, cần có bản dịch theo quy định. Một số trường hợp còn phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng du học.
Không có quy tắc “gửi 38万円 cho cả gia đình là khai giảm thuế được tất cả”. Khoản 38万円 là một điều kiện riêng của một nhóm người phụ thuộc ở nước ngoài trong độ tuổi 30–69; các nhóm khác và khấu trừ vợ/chồng có quy định riêng. Đặc biệt, chuyển tiền và có giấy xác nhận quan hệ vẫn chưa đủ nếu người thân không đáp ứng các điều kiện khác.
Xem nguồn 国税庁: Điều kiện người thân cư trú nước ngoài và Hướng dẫn chứng từ chuyển tiền.
8. Có bảo hiểm, iDeCo hoặc đang vay mua nhà thì sao?
Nếu bạn tự đóng bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm động đất, một số khoản bảo hiểm xã hội hoặc khoản đóng iDeCo đủ điều kiện, hãy kiểm tra giấy chứng nhận và khai đúng trong mẫu 保険料控除申告書. Bảo hiểm xã hội đã khấu trừ trực tiếp trong bảng lương thường do công ty tổng hợp, không nên nhập trùng.
Với khấu trừ thuế vay mua nhà (住宅ローン控除), người mới bắt đầu hưởng ưu đãi thường phải làm 確定申告 cho năm đầu tiên; từ năm thứ hai có thể áp dụng qua 年末調整 nếu đủ điều kiện và nộp đúng giấy tờ. Công ty thường cần mẫu do cơ quan thuế cấp và chứng nhận số dư khoản vay cuối năm từ ngân hàng, theo phương thức chứng nhận áp dụng cho trường hợp của bạn.
Không phải mọi khoản vay, mọi căn nhà hoặc mọi người đứng tên đều được hưởng cùng một khoản khấu trừ. Hãy đối chiếu điều kiện năm mua nhà và giấy tờ cá nhân.
9. Phân biệt 年末調整 và 確定申告
| 年末調整 | 確定申告 | |
|---|---|---|
| Ai thực hiện? | Công ty quyết toán thuế lương cho nhân viên thuộc diện. | Người nộp thuế tự khai với cơ quan thuế hoặc qua e-Tax. |
| Thường khi nào? | Cuối năm tính thuế. | Trong kỳ khai thuế năm sau; một số tờ khai hoàn thuế có quy tắc thời hạn riêng. |
| Trường hợp thường gặp | Thu nhập lương và các khoản khấu trừ được công ty xử lý. | Có nghĩa vụ khai thuế riêng, hoàn thuế do bỏ sót, y tế, năm đầu khấu trừ vay nhà hoặc các trường hợp khác. |
Đã làm 年末調整 không nhất thiết có nghĩa là bạn không bao giờ cần 確定申告. Ví dụ có khoản thu nhập ngoài lương thuộc diện phải kê khai, hoặc muốn khai 医療費控除 (khấu trừ chi phí y tế), bạn có thể cần thực hiện thủ tục thuế bổ sung. Không nên hiểu nhầm mức “20万円” thường được nhắc đến là miễn thuế cho mọi khoản thu; ngoài ra, quy định thuế cư trú địa phương có thể khác.
10. Cuối năm có thể được hoàn lại bao nhiêu tiền?
Không có một mức hoàn thuế chung như “ai cũng nhận 3万円” hay “gửi tiền về Việt Nam sẽ được trả lại 38万円”. Công ty tính số thuế thu nhập cả năm sau khi áp dụng những khoản khấu trừ hợp lệ, rồi so sánh với số đã tạm trừ trong năm.
Ví dụ chỉ để hiểu cách quyết toán: Nếu tổng số thuế thu nhập đã tạm khấu trừ là 120.000¥, nhưng sau khi công ty tính lại đúng quy định, số thuế cả năm là 85.000¥, phần chênh lệch 35.000¥ là khoản có thể được hoàn. Nếu thuế cuối năm là 135.000¥, bạn có thể phải nộp thêm 15.000¥. Đây là ví dụ số học, không phải mức thuế tính sẵn cho một mức lương cụ thể.
11. Sáu lỗi người Việt thường gặp khi làm thuế cuối năm
- Dùng mẫu hoặc bài hướng dẫn năm 2024–2025 để áp các ngưỡng thu nhập năm 2026.
- Nhầm tiền lương (収入) với thu nhập sau khấu trừ thu nhập lương (所得).
- Khai người phụ thuộc Việt Nam mà không có hồ sơ quan hệ, chuyển tiền và bản dịch phù hợp.
- Cho rằng cứ chuyển tổng cộng 38万円 cho gia đình là đủ điều kiện cho mọi người.
- Đổi công ty nhưng không đưa 源泉徴収票 cũ cho công ty mới.
- Cho rằng 年末調整 hoàn lại toàn bộ thuế cư trú, bảo hiểm xã hội hoặc mọi khoản đã trả trong năm.
12. Câu hỏi thường gặp
Không có vợ/chồng hoặc người phụ thuộc thì có phải nộp mẫu không?
Thông thường vẫn cần nộp mẫu 扶養控除等申告書 tại nơi làm việc chính để áp dụng đúng cách khấu trừ thuế hằng tháng và điều chỉnh cuối năm. Các mẫu khấu trừ khác áp dụng theo hoàn cảnh.
Làm arubaito có được hoàn thuế cuối năm không?
Có thể, nếu bạn thuộc diện được công ty điều chỉnh thuế và số thuế tạm khấu trừ cao hơn thuế thực tế. Nếu công ty không xử lý và đủ điều kiện, có thể xem xét 確定申告. Không có khoản hoàn thuế tự động chỉ vì bạn làm thêm.
Gửi tiền cho bố mẹ ở Việt Nam có được giảm thuế không?
Chỉ khi người thân và chứng từ đáp ứng đầy đủ quy định. Đặc biệt cần xét tuổi, thu nhập, mối quan hệ, khoản hỗ trợ thực tế và hồ sơ riêng cho từng người.
Vì sao công ty đưa cả biểu mẫu năm 2027?
Công ty có thể đồng thời làm quyết toán năm 2026 và thu mẫu khai người phụ thuộc cho việc khấu trừ thuế lương năm 2027. Bạn nên đọc năm ghi trên từng mẫu trước khi điền.
Không nộp kịp giấy tờ thì có mất quyền giảm thuế không?
Không nên mặc định là mất ngay quyền lợi. Hãy hỏi nhân sự có thể sửa/bổ sung trước thời điểm quyết toán hay không; nếu không, tùy trường hợp có thể thực hiện thủ tục khai thuế với cơ quan thuế. Cần kiểm tra thời hạn cụ thể.
13. Checklist trước khi nộp 年末調整 2026
- ☐ Tôi đã kiểm tra hạn nộp riêng của công ty.
- ☐ Họ tên, địa chỉ, tình trạng hôn nhân và thông tin cá nhân đã đúng.
- ☐ Tổng lương/thưởng dự kiến năm 2026 đã được kiểm tra.
- ☐ Nếu đổi việc, tôi đã chuẩn bị 源泉徴収票 từ công ty trước.
- ☐ Nếu khai vợ/chồng/người thân, tôi đã kiểm tra tuổi và thu nhập đúng quy định năm 2026.
- ☐ Nếu khai người thân ở Việt Nam, tôi đã chuẩn bị giấy tờ quan hệ, bản dịch và chứng từ chuyển tiền theo từng người.
- ☐ Tôi đã kiểm tra chứng nhận phí bảo hiểm hoặc khấu trừ vay nhà nếu có.
- ☐ Tôi đã lưu bản sao trước khi nộp và sẽ kiểm tra 源泉徴収票 sau khi nhận.
Liên Quan:
❤️ Những giấy tờ chứng minh quan hệ để làm thủ tục giảm thuế ở Nhật khi gửi tiền về cho gia đình ở Việt Nam
⭕️ Mẫu các tờ khai điều chỉnh giảm thuế cuối năm 2025 ở Nhật bản tiếng Việt
❤️ Hướng dẫn thủ tục xin giảm thuế khi làm việc tại Nhật Bản
❤️ Mẫu file tự dịch sổ hộ khẩu Việt – Nhật để làm miễn giảm thuế ở Nhật Bản
❤️ Mẫu bản dịch giấy trích lục khai sinh, giấy khai sinh tiếng Nhật chuẩn nhất
❤️ Tải Mẫu giấy xác nhận quan hệ tiếng Nhật – Việt để làm miễn giảm thuế ở Nhật Bản miễn phí
Nguồn chính thức và tài liệu tham khảo
- 国税庁 – Hướng dẫn 年末調整 năm 2026 dành cho người lao động.
- 国税庁 – Cách thực hiện 年末調整 2026.
- 国税庁 – Những thay đổi khấu trừ thuế năm 2026.
- 国税庁 – Biểu mẫu 年末調整 bằng tiếng Việt.
- 国税庁 – Giải thích thuật ngữ người thân phụ thuộc và người thân ở nước ngoài.
- 国税庁 – Điều chỉnh thuế khi chuyển công ty giữa năm.
Lưu ý về phạm vi bài viết: Nội dung hướng dẫn mang tính thông tin chung cho người nhận lương tại Nhật, cập nhật theo tài liệu 国税庁 kiểm tra ngày 03/11/2026. Điều kiện khấu trừ thực tế tùy loại thu nhập, tình trạng cư trú, hợp đồng và hoàn cảnh gia đình. Khi hồ sơ phức tạp, nên xác nhận với bộ phận nhân sự, cơ quan thuế hoặc chuyên gia thuế được cấp phép. Không đăng công khai ảnh giấy tờ có My Number và thông tin cá nhân.
Hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn điền được giấy tờ giảm thuế của mình. Nếu thấy hay – có ích thì hãy Like và chia sẻ bài viết của Cẩm Nang Nhật Bản bạn nhé. Cảm ơn các bạn đã nghé thăm Cẩm Nang Nhật Bản.
